Föreningen Kontakta är en ideell förening som har till ändamål att verka för alla medlemsföretag som arbetar med kundservice och försäljning på distans. Kontakta ska driva sådana frågor som är gemensamma för medlemsföretagen och skapa förutsättningar för att medlemsföretagen ska kunna bedriva sin kundservice och försäljning på distans seriöst samt affärsmässigt.
Föreningen Kontakta Sverige med dotterbolaget Kontakta Sverige Service AB, nedan ”Kontakta”, finansieras helt av medlemsavgifter, sponsorer samt initiativ och events som skapas inom organisationen.
Kontaktas löpande verksamhet drivs av VD och medlemsansvarig. Kontaktas styrelse utses av årsstämman utifrån förslag från valberedningen. Styrelseledamöter tillsätts från Kontaktas fullvärdiga medlemmar och ledamöternas arbete i styrelsen är inte arvoderat. Externa ledamöter kan erhålla arvode.
Det ligger i Kontaktas strategi att ha en minimal organisation varför verksamheten har löpande behov av olika externa samarbetspartners. Kontakta har långsiktiga avtal med ekonomibyrå, revisor, utbildningsleverantörer, partners för juridisk rådgivning samt rådgivning inom arbetsrätt. Resurser för exempelvis PR-arbete och konsultstöd köps in vid behov.
Kontaktas styrelse och VD ska leda och utveckla föreningen samt ansvara för att medlemmarna lever upp till föreningens stadgar. Föreningens medarbetare och samarbetspartners är verktygen för att hålla en nära och god relation med medlemsföretagen. Kontaktas företrädare arbetar aktivt och nära föreningens medlemmar, vilket innebär att företrädarna tar del av olika typ av information. Styrelsen hanterar också ärenden från myndigheter och konsumenter som inkommit mot föreningens medlemmar. All information som framkommer i relationen med Kontaktas företrädare och föreningens medlemmar omfattas av sekretess.
Kontaktas företrädare omfattas av Dataskyddsförordningen (Kontaktas Personuppgiftspolicy) samt lagen om skydd för företagshemligheter (1990:409), då det är av yttersta vikt att Kontaktas medlemmar har fullt förtroende för att Kontakta kan iaktta sekretess avseende all information som framkommer i dialog mellan parterna. Mot bakgrund ovanstående gäller nedan regelverk om sekretess då uppgifter av konfidentiellt slag kan komma att hanteras vid medlemsmöten, i olika typer av dialog med medlemmar samt vid styrelsens möten.
1. Konfidentiell informationKonfidentiell information är information om företagen, oavsett slag, som kan komma att lämnas under parternas samarbete som berör kunskap, affärshemligheter eller annan information oavsett typ om vardera avtalsparten vars yppande kan komma att skada något av företagen.
Konfidentiell information kan vara i såväl skriftlig, muntlig som elektronisk form. Den kan innefatta, men inte begränsas till, affärsplaner, affärskoncept, marknadsstrategier, marknadsplaner, kommunikationsplaner, rådgivning, kund- och leverantörslistor, avtal, know-how för bearbetning av kundmarknaden samt krisplaner och tekniska lösningar.
2. Icke-konfidentiell informationInformation som är offentlig eller som avtalsparterna redan vet om varandra sedan innan samarbetets början, anses inte vara konfidentiell information.
3. Sekretessen gällerKontaktas sekretesslöfte inom ramen för ett medlemskap innebär att ingen utav avtalsparterna får lämna ut sådan konfidentiell information om varandra till någon utomstående, såsom personer, företag, myndigheter och organisationer.4. Undantag från sekretessKonfidentiell information kan dock ges ut om den ena avtalsparten tillåter den andra avtalsparten att göra detta, eller om myndighet beslutat att sådan information skall lämnas ut.
5. Återlämnande av konfidentiell informationVid upphörandet av parternas samarbete skall konfidentiell information återlämnas. Återlämnande skall också ske om någon utav av avtalsparterna kräver detta.
6. Åtgärd vid avtalsförbrytelseOm någon utav av avtalsparterna bryter mot detta avtal om sekretess skall ärendet hanteras av parternas respektive juridiska biträden i enlighet med svensk lagstiftning.
Solna 2016-05-04Johan Johansson, styrelseordförande Kontakta Tina Wahlroth, VD Kontakta
